26 июля 2023
Отдел обеспечения сохранности
Главной задачей отдела обеспечения сохранности документов (ООСД) является организация хранения документов и обеспечение их сохранности.
Штат ООСД состоит из 9 сотрудников:
- начальник отдела
- ведущий архивист – 3шт.ед.
- архивист 1 категории
- архивист 1 категории/реставратор
-архивист 2 категории – 3шт.ед.
В здании ГБУ ГАПО, расположенного по адресу: г. Пенза, ул. Дзержинского, 7, оборудованы 7 архивохранилищ, общей площадью 3339,5 кв.м., в которых хранятся документы 3084 фондов – 1 073 509 ед. (данные представлены по состоянию на 01.01.2023г.).
За каждым хранилищем закреплен архивист отдела ОСД, ответственный за рациональное размещение при приеме документов в архив, выдачу дел сотрудникам архива и своевременное возвращение в архивохранилище, поддержание оптимальных условий хранения документов (t – 17-19℃, влажность – не более 55%).
Помимо осуществления хранения документов сотрудники ООСД занимаются работой по улучшению физического состояния дел: реставрацией, ремонтом и дезинфекцией документов, их подшивкой и оформлением обложек.
Также деятельность отдела включает в себя учетную работу:
- ежедневно архивисты ведут учетные документы – заполняют журналы выдачи дел из хранилищ, журнал выдачи описей, журналы регистрации показаний температурно-влажностного режима в хранилищах, карточки физического состояния дел; вносят изменения в карточки топографических указателей (пофондовые и постеллажные);
-проводят проверку наличия и физического состояния документов, в том числе полистную;
- проводят розыск недостающих дел фондов;
- вносят заголовки дел в описи;
-занимаются шифровкой и перешифровкой дел;
- нумеруют и проверяют нумерацию листов в делах, оформляют листы-заверители.
Независимо от вида работы, выполняемой специалистами отдела ОСД, конечная цель всегда одна – сохранить документ для будущих поколений в первозданном виде как можно дольше.
Штат ООСД состоит из 9 сотрудников:
- начальник отдела
- ведущий архивист – 3шт.ед.
- архивист 1 категории
- архивист 1 категории/реставратор
-архивист 2 категории – 3шт.ед.
В здании ГБУ ГАПО, расположенного по адресу: г. Пенза, ул. Дзержинского, 7, оборудованы 7 архивохранилищ, общей площадью 3339,5 кв.м., в которых хранятся документы 3084 фондов – 1 073 509 ед. (данные представлены по состоянию на 01.01.2023г.).
За каждым хранилищем закреплен архивист отдела ОСД, ответственный за рациональное размещение при приеме документов в архив, выдачу дел сотрудникам архива и своевременное возвращение в архивохранилище, поддержание оптимальных условий хранения документов (t – 17-19℃, влажность – не более 55%).
Помимо осуществления хранения документов сотрудники ООСД занимаются работой по улучшению физического состояния дел: реставрацией, ремонтом и дезинфекцией документов, их подшивкой и оформлением обложек.
Также деятельность отдела включает в себя учетную работу:
- ежедневно архивисты ведут учетные документы – заполняют журналы выдачи дел из хранилищ, журнал выдачи описей, журналы регистрации показаний температурно-влажностного режима в хранилищах, карточки физического состояния дел; вносят изменения в карточки топографических указателей (пофондовые и постеллажные);
-проводят проверку наличия и физического состояния документов, в том числе полистную;
- проводят розыск недостающих дел фондов;
- вносят заголовки дел в описи;
-занимаются шифровкой и перешифровкой дел;
- нумеруют и проверяют нумерацию листов в делах, оформляют листы-заверители.
Независимо от вида работы, выполняемой специалистами отдела ОСД, конечная цель всегда одна – сохранить документ для будущих поколений в первозданном виде как можно дольше.
