Отдел обеспечения сохранности документов
Организация обеспечения сохранности документов, прием, выдача, хранение, улучшение физического состояния документов.
Специалисты отдела осуществляют хранение и рациональное размещение документов. Обеспечивают поддержание оптимальных условий и санитарно-гигиенического режима хранения документов. Контролируют соблюдение правил выдачи документов из архивохранилищ, правил сохранности выданных документов, правил пожарной безопасности в архивохранилищах, правильную эксплуатацию помещений архивохранилищ и режим доступа в них.
Отдел комплектования
Систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Пензенской области (комплектование архива): определение источников комплектования архива и состава архивных документов, подлежащих приему на постоянное хранение; организация приема-передачи архивных документов на постоянное хранение.
Специалисты отдела формируют и ведут списки организаций, физических лиц – источников комплектования архива. Организуют своевременную передачу документов, отнесенных к составу Архивного фонда Пензенской области, на постоянное хранение. Оказывают методическую помощь организациям - источникам комплектования по вопросам обеспечения сохранности документов и ведения делопроизводства, осуществляют упорядочение документов в учреждениях, организациях и на предприятиях на договорной основе.
Отдел информационно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем
Создание, ведение и совершенствование системы научно-справочного аппарата к документам архива и информационно-поисковых систем; внедрение и использование автоматизированных архивных технологий.
Исполнение запросов социально-правового характера, организация работы по приему граждан
Специалисты отдела проводят работы по использованию документов архива с целью обеспечения законных прав и интересов граждан. Осуществляют взаимодействие с органами Пенсионного фонда РФ и социальной защиты граждан. Исполняют запросы организаций и физических лиц по документам архива, выдают заверенные справки.
Отдел фондов общественно-политических организаций
Подготовка документальных публикаций, материалов для СМИ, проведение информационных мероприятий в научных и культурно-просветительных целях, исполнение тематических и социально-правовых запросов, введение в научный оборот документов органов и организаций КПСС и ВЛКСМ, организация работы пользователей в читальном зале, связи с общественностью.Проведение работы по использованию документов архива с целью обеспечения законных прав и интересов граждан. Осуществляют взаимодействие с органами Пенсионного фонда РФ и социальной защиты граждан. Исполняют запросы организаций и физических лиц по документам отдела, выдают заверенные справки.
Отдел материально-технического и эксплуатационного обеспечения
Обеспечение учреждения материально-техническими ресурсами. Организация работы по контролю и надлежащему техническому состоянию системы противопожарной безопасности.
Обеспечение расходными материалами, необходимыми для нормального функционирования учреждения. Осуществление контроля за чистотой и благоустройством помещений учреждения и территории вокруг учреждения.
Отдел использования и публикации документов
Подготовка информационных документов, публикаций, выставок по материалам архива, исполнение запросов тематического и имущественно-правового характера, организация работы пользователей в читальном зале, связи с общественностью.
Специалисты отдела проводят работы по использованию документов архива с целью удовлетворения информационных потребностей общества, а также обеспечения законных прав и интересов граждан. Осуществляют инициативное информирование органов государственной власти, других заинтересованных организаций о составе и содержании документов архива. Организуют выставки архивных документов, встречи с общественностью, готовят публикации, выступления для радио и телевидения, тематические подборки документов, проводят экскурсии и лекции. Исполняют запросы организаций и физических лиц по документам архива тематического и генеалогического характера, выдают заверенные архивные копии, выписки из документов, справки. Организуют работу читального зала архива, ведут учёт исследований по документам архива.
